Eine Szene, die fast jeder Rechtsanwalt einer größeren Kanzlei kennt: Die Kanzlei hat ein neues Legal Tech Tool, leider nutzt es niemand im Berufsalltag. Fragt man Rechtsanwälte nach dem Grund, heißt es oft "Mit dem Tool geht es auch nicht schneller, als wenn ich das Dokument eben selbst anpasse." Dieser Grund wirkt zunächst nachvollziehbar und tatsächlich mag der unmittelbare Zeitgewinn in der Arbeitspraxis bei manchen abseits des Berufsalltags entwickelten Tech Tools (noch) fraglich sein. Gleichzeitig gehen wir hier davon aus, dass die Kanzlei eine gekaufte Software mit Bedacht ausgewählt hat, also grundsätzlich überzeugt ist, dass dieses Legal Tech Tool zu Effizienzsteigerungen führt.
Wie schafft man es, dass ein neues Legal Tech Tool genutzt wird?
Die Kanzlei oder ein Team von Change Makern möchte, dass etwas, das zuvor händisch im Einzelfall gemacht wurde, nun durch Legal Tech ganz oder teilweise übernommen wird. Einen solchen Arbeitsprozess dauerhaft zu ändern, ist ein Change Management Projekt. Wir stellen hier acht notwendige Schritte für die erfolgreiche Integration eines neuen Legal Tech Tools vor. Die Schritte, die wir für unseren Zweck angepasst haben, beruhen auf dem Theoriemodell "The 8-step process for leading change" (Kotter & Rathgeber, 2005; Kotter, 2012).
8 Schritte für die erfolgreiche Gestaltung eines Change Prozesses in Kanzleien
Wecken Sie ein Gefühl der Dringlichkeit: Vermitteln Sie die Dringlichkeit des Wandels, um die Anwendung eines Legal Tech Tools erfolgreich zu erreichen. Dazu gehört zB, dass die Mitarbeiter einer Kanzlei ein Gefühl dafür bekommen, welche Veränderungen im Rechtsmarkt notwendig sind um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Stellen Sie ein Leistungsteam zusammen: Versammeln Sie wichtige Influencer, kraftvolle Persönlichkeiten und Lenker von Meinungen hinter sich. Es geht hier weniger um formale Hierarchien als zu erkennen, wer leicht Einfluss auf andere nimmt. Gerade in den partnerschaftlichen Strukturen von Kanzleien kann das ein entscheidendes Thema für erfolgreiche Transformation sein.
Entwickeln Sie eine Zielvorstellung und Veränderungsstrategie: Nutzen Sie die motivierende Kraft einer Vision, also einen Blick auf ein höheres Ziel, um ihre Mitarbeiter auf das erwünschte Resultat auszurichten. Die Nutzung eines neuen Tools und die Auseinandersetzung mit einem veränderten Arbeitsprozess ist für unser Gehirn anstrengend. Für uns Menschen ist es leichter, bei dem zu bleiben, was wir schon immer so gemacht haben. Um die Nutzung eines Legal Tech Tools und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten etwas Neues lernen zu müssen gut zu bewältigen, braucht es eine Vision der Kanzlei, wer sie im Rechtsmarkt jetzt und in Zukunft sein möchte.
Kommunizieren Sie die Vision: Kommunizieren Sie die gefundene Zielvorstellung (kurz: Vision) und Strategie an die Mitarbeiter. Das Bild dieser Vision kann dann genutzt werden um im Team eine intrinsische Motivation für eine Veränderung freizusetzen.
Räumen Sie Hindernisse aus dem Weg: Verstehen Sie, woher Hindernisse kommen, etwa wenn die Mitarbeiter für die Zeit die es braucht, das Legal Tech Tool zu verstehen und zu bedienen keinen Sonderstatus im Billable Hour System haben. Adressieren Sie diese Hindernisse und finden Sie Lösungen.
Sichern Sie Quick Wins: Überlegen Sie, welchen schnellen Vorteil das neue Legal Tech Tool bringen kann. Starten sie zB mit dem Roll-out in einer Abteilung, die direkt einen unmittelbaren Erfolg spüren kann.
Bleiben Sie dran: Lassen Sie in ihren Bemühungen nicht nach, auch wenn es am Anfang vielleicht zu Rückschlägen kommt, zB der Griff zum Word-Dokument statt das neue Legal Tech Tool zu nutzen. So können Sie zB wenn das Tool im Arbeitsrecht besser angenommen wird als im Gesellschaftsrecht daraus lernen, was entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung sind.
Verankern Sie die Veränderung in der Kanzleikultur: Sonst kann es leicht passieren, dass sich alte Verhaltensweisen wieder einschleichen. Das ist menschlich. Daher ist es wichtig, dass Sie eine Kanzleikultur schaffen in der die neue Verhaltensweisen leicht fällt und positiv konnotiert ist. Der Veränderungsprozess ist dann erfolgreich, wenn die neuen Abläufe automatisch befolgt werden, das kann eine gewisse Zeit dauern.
Wir hoffen, dieser Überblick ist hilfreich und freuen uns über Feedback dazu, wie Sie diese Schritte in Ihrer Berufspraxis umsetzen.
Bei Ihnen steht ein Change Management Projekt an? Mit unseren Trainings und Coachings unterstützen wir Sie gerne in dieser Transformationsphase.
Quellen:
Kotter, J., & Rathgeber, H. (2005). Das Pinguin-Prinzip: Wie Veränderung zum Erfolg führt.
Droemer.
Kotter, J. (2011). The 8-step process for leading change. Linked from the Kotter
International Home Page at
http://www.Kotterinternational.com/kotterprinciples/changesteps (Accessed January 11
2021)